Para poder crear sus comprobantes, es necesario ajustar algunos parámetros iniciales.

Los datos de Emisor requeridos se componen del Rfc, Nombre, Régimen Fiscal y Lugar de Expedición, de estos el Rfc y el Nombre ya se encuentran definidos en los datos asignados a su licencia, los datos adicionales deberán ser asignados.

Régimen y Lugar de Expedición

Se debe especificar la clave vigente del régimen fiscal del emisor bajo el cual se está emitiendo el comprobante.

Se debe registrar el código postal del lugar de expedición del comprobante (domicilio de la matriz o de la sucursal)

El código postal (Lugar de Expedición) es el único dato obligatorio de la dirección del emisor, no obstante es recomendable capturar todos los datos de dirección si se requiere que estos sean utilizados en la representación impresa.

Como primer paso es importante asignar la configuración de CFDI, esto incluye especificar el certificado, los datos de complementos y rutas de trabajo, así como asignar paquetes de timbres e información para poder enviar comprobantes por correo electrónico.

Acceso

Desde la barra de herramientas seleccione Configuración - CFDI.

Cuando un comprobante (Factura, Nota de Crédito, complemento de pago etc.) se timbro correctamente, podrá enviarlo al destinatario.

La configuración de envió de comprobantes debe estar asignada. Puede consultar el proceso aquí.

Puede consultar aquí el proceso para asignar colores para la plantilla de envió de comprobantes.

Acceso

Desde la ventana de consulta del comprobante, haga clic en el botón Enviar Comprobante

Una factura es un comprobante comercial que acredita la compra / venta de bienes o servicios.

Para la versión 4.0 de CFDI, una factura es un comprobante de tipo Ingreso y algunos datos son obligatorios como el lugar de expedición, el RFC, nombre o razón social y régimen fiscal del Emisor, el RFC, domicilio fiscal, nombre o razón social, régimen fiscal del receptor y el uso que le dará al comprobante, la moneda utilizada para el comprobante, la clave de producto o servicio, el desglose de traslados y retenciones por concepto, así como el método de pago (en una sola exhibición o pago en parcialidades o diferido).

Los emisores deberán enviar la solicitud de cancelación de la factura a través del Portal del SAT o de los servicios de un proveedor de certificación.

Al momento de realizar la cancelación, se deberá indicar los motivos conforme a las siguientes claves:

• "01" Comprobantes emitidos con errores con relación.
• "02" Comprobantes emitidos con errores sin relación.
• "03" No se llevó a cabo la operación.
• "04" Operación nominativa relacionada en una factura global.

En caso de realizar la sustitución del comprobante, se deberá señalar la clave “01” Comprobantes emitidos con errores con relación, así como, manifestar el folio fiscal del comprobante que lo sustituye.

Cuando se requiera la aceptación para la cancelación, el receptor de la factura, recibirá un mensaje de interés en su Buzón Tributario, informando que existe una solicitud de cancela

Esta función solo estará disponible si en la configuración de series del documento no selecciono la opción de Secuencial

Esta opción permite realizar un cambio de folio del documento. Al presionar este icono

Para ingresar registros en los módulos del sistema, puede realizarlo de las siguientes maneras:

1. Presionando este icono  que se encuentra en la parte superior de la ventana de cualquier modulo.
2. Puede seleccionar de la barra de menús el menú Edición y señalar la opción de Nuevo. 
3. Utilizar la tecla “F3”.

Si usted requiere modificar un registro en uno de los módulos del sistema, puede realizarlo de las siguientes maneras:

1. Presionando este icono  que se encuentra en la parte superior de la ventana de cualquier modulo.
2. Puede seleccionar de la barra de menús el menú Edición y señalar la opción de Modificar. 
3. Utilizar las teclas “Control + M”. 

Si usted necesita que un registro dentro del sistema no pueda ser utilizado para realizar alguna transacción, puede utilizar la opción de Bloquear.

Para realizar este proceso puede realizarlo de las siguientes maneras:

1. Presionando este icono  que se encuentra en la parte superior de la ventana de cualquier modulo.
2. Puede seleccionar de la barra de menús el menú Edición y señalar la opción de Bloquear.

Si requiere eliminar un registro dentro de algún modulo del sistema puede realizarlo de las siguientes maneras:

1. Presionando este icono  que se encuentra en la parte superior de la ventana de cualquier modulo.
2. Puede seleccionar de la barra de menús el menú Edición y señalar la opción de Eliminar. 
3. Utilizar la tecla “F4”.

Dentro de algunos módulos, el sistema no muestra todos los registros existentes, esto permite una fácil revisión de los datos.

Si usted desea consultar información y esta no aparece en los registros, puede realizar una búsqueda avanzada, para esto presione este icono  que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana principal de cada modulo. Tendrá una pantalla de búsqueda.

Para ingresar al sistema será necesario introducir su nombre de usuario y contraseña. Los cuales le permitirán acceder a los módulos existentes, de acuerdo con los permisos asignados por el administrador.

Si estos datos no son ingresados correctamente, tendremos una pantalla de error, informándole que el usuario o su contraseña no están correctamente escritos.

Si usted solicito a su administrador cambiar la contraseña, Al iniciar una sesión en el sistema le mostrara esta pantalla donde podrá realizar el cambio de contraseña.

En esta pantalla deberá introducir la clave de acceso actual y en los siguientes campos escribirá su nueva contraseña y la confirmación de ésta.

Antes de iniciar la operación del sistema, deberá realizar algunas configuraciones requeridas por el sistema.

 Al presionar este icono tendrá el menú de configuración.

Series. Permite ingresar diferentes series a cada uno de los documentos.

Al seleccionar alguna de estas opciones el sistema activara estas funciones.

Configuración Tesorería

Envió

Esta configuración permite conectar su cuenta de correo electrónico con el sistema. Esto nos permite enviar por correo electrónico los documentos de forma más fácil.

Otros

Almacén de Documentos. Seleccione la carpeta en la cual se guardaran los archivos de transacciones no electrónicas.

Para seleccionar la carpeta presione este icono 

Folios Iniciales

Esta configuración permite asignar al sistema el número inicial de cada uno de los diferentes documentos que utilizaremos en cada transacción.

Empresa

Esta configuración permite ingresar la dirección fiscal de la empresa.

CFDI

Esta configuración permite ingresar al sistema los archivos que nos proporciono el SAT así como algunas herramientas necesarias para poder emitir nuestras facturas.

Formatos

Para poder crear la representación impresa de un documento, deberá realizar un formato por cada tipo de documento.

Todos los documentos cuentan con esta estructura:

Encabezado. Se refiere la sección superior del documento en la que se destina información como el logotipo, datos de la empresa, información del cliente, etc.

Impresión de Documentos

En los módulos de transacciones electrónicas el sistema genera el archivo XML de forma automática, si requiere que también se genere el documento en formato PDF, deberá realizar la siguiente configuración.

Catálogo de Unidades

Para ingresar a este módulo deberá presionar el menú Catálogos Y seleccionar la opción Unidades.

Catalogo de Clasificaciones

Para ingresar a este módulo deberá presionar el menú Catálogos Y seleccionar la opción Clasificaciones.

Catálogo de Formas de Pago

Para ingresar a este módulo deberá presionar el menú Catálogos Y seleccionar la opción Formas de Pago.

Catálogo de Impuestos

Para ingresar a este módulo deberá presionar el menú Catálogos Y seleccionar la opción Impuestos.

Catálogo de Monedas

Para ingresar a este módulo deberá presionar el menú Catálogos Y seleccionar la opción Monedas.

Este catálogo permite ingresar las diferentes monedas que podrá utilizar en las transacciones.

Categorías

Este módulo nos da la opción de poder organizar nuestro inventario de forma ordenada, al ingresar los productos y servicios al sistema deberá indicar en qué categoría ingresaremos cada registro, por esta razón debemos determinar con un buen estudio las categorías que se ingresaremos al sistema. Si obtenemos un buen listado de categorías tendremos un mejor control en nuestros servicios.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Productos y seleccione la opción de Categorías.

Estilos

Este catálogo permite crear diferentes tipos o modelos a los productos existentes, por ejemplo colores, tallas, modelos, etc.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Productos y seleccione la opción de Estilos.

Productos

Esta pantalla, mostrará una lista de todos los productos registrados, señalando clave, descripción, categoría, tipo, precio y status.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Productos y seleccione la opción de Productos y Servicios.

Productos Servicio

Esta pantalla, mostrará una lista de todos los productos registrados, señalando clave, descripción, categoría, tipo, precio y status.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Productos y seleccione la opción de Productos y Servicios.

Producto Conjunto

Esta pantalla, mostrará una lista de todos los productos registrados, señalando clave, descripción, categoría, tipo, precio y status.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Productos y seleccione la opción de Productos y Servicios.

Producto Grupo

Esta pantalla, mostrará una lista de todos los productos registrados, señalando clave, descripción, categoría, tipo, precio y status.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Productos y seleccione la opción de Productos y Servicios.

Proveedores

En este módulo ingresara las razones sociales de las empresas a las cuales le compra la mercancía a vender.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Compras y seleccione la opción de Proveedores.

Orden de Compra

Este módulo será de gran utilidad, ya que servirá para solicitar los productos faltantes en el inventario.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Compras y seleccione la opción de Órdenes.

Cancelar Orden de Compra

Si usted realiza una orden de compra y esta no se realiza adecuadamente, podrá cancelarla siempre y cuando esta no tenga el status Recibido.

Recepciones de Compra

Este módulo permite ingresar la mercancía al almacén. Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Compras y seleccione la opción de Recepciones.

Cancelar Recepción de Mercancía

Si usted realiza una recepción de mercancía y esta no se realiza adecuadamente, podrá realizar la cancelación siempre que no se encuentre pagada y además disponga del inventario suficiente en el almacén.

Devolución de Compra

En este módulo podrá realizar una devolución de una recepción de compra. Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Compras y seleccione la opción de Devoluciones.

Cuentas por Pagar

Este catálogo muestra todas las recepciones de mercancía que se encuentren con saldo pendiente.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Compras y seleccione la opción de Cuentas Por Pagar.

Aplicación de Pagos

A diferencia del módulo de cuentas por pagar, este módulo permite realizar un pago al proveedor de varias recepciones de compra.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Compras y seleccione la opción de Aplicación de Pagos.

Almacenes

Este módulo le permitirá ingresar nuevos depósitos para la recepción de mercancía.

Para ingresar a este módulo seleccione de la barra de menús Inventario y seleccione la opción de Almacenes.